Die Abmahnung ist häufig einer Kündigung vorgeschaltet. Eine Kündigung, die sich auf verhaltensbedingte Gründe stützt, ist in der Regel unwirksam, wenn das Fehlverhalten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber nicht zuvor abgemahnt worden ist. Die Abmahnung dient dem Arbeitgeber als arbeitsrechtliches Mittel, um Pflichtverletzungen des Arbeitgebers zu ahnden.  Dabei verfolgt die Abmahnung in der Regel das Ziel, dem Arbeitnehmer sein arbeitsrechtliches Fehlverhalten zu dokumentieren und aufzuzeigen, um solche Störungen des Arbeitsverhältnisses in der Zukunft zu vermeiden.

Ebenso verdeutlicht eine Abmahnung dem Arbeitnehmer die Konsequenzen eines fortgesetzten Fehlverhaltens. Denn in der Regel enthält die Abmahnung den Hinweis, dass der Arbeitnehmer mit einer Kündigung rechnen muss, sollte sich das Fehlverhalten fortsetzen. Man spricht von der Rüge-, Hinweis- und Warnfunktion einer Abmahnung.

Ein solches Fehlverhalten, dass abmahnungswürdig ist, kann beispielsweise sein:

• unentschuldigtes Zuspätkommen
• zu spätes Krankmelden
• keine Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• fehlender Respekt oder Höflichkeit gegenüber Vorgesetzten oder Kollegen
• schlechte Arbeitsleistung

Eine Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers deutlich benennen. Nur dann erfüllt die Abmahnung ihre Rügefunktion. Der Arbeitnehmer muss der Abmahnung entnehmen können, welches Verhalten vom Arbeitgeber nicht geduldet wird und daher zukünftig nicht durch den Arbeitnehmer zu vermeiden ist. Nur, wenn der Vorwurf präzise aufgezeigt wird, kann der Arbeitnehmer sein Verhalten, seine Arbeitsweise anpassen.

Die Warnfunktion wird dadurch erfüllt, dass dem Arbeitnehmer die Konsequenzen fortgesetzten Fehlverhaltens aufgezeigt werden. Die Abmahnung ist im Vergleich zur Kündigung das mildere Mittel. Ohne Abmahnung ist eine Kündigung in der Regel - selbstverständlich abhängig von der Schwere des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers - unverhältnismäßig. 

Werden Konsequenzen nicht aufgezeigt, handelt es sich ggfs. nur um eine arbeitsrechtlich nicht relevante Ermahnung.

Besondere Formerfordernisse gibt es nicht. Insbesondere gibt es keinen Schriftformzwang. Die Abmahnung kann daher auch mündlich ausgesprochen werden. Allerdings empfiehlt sich immer eine schriftliche Abmahnung, weil diese wesentlich besser bewiesen werden kann.

Zugegangen gilt die Abmahnung, wenn der betroffene Arbeitnehmer Kenntnis von ihr erlangt hat. Im Regelfall der schriftlichen Abmahnung gilt die Abmahnung als zugegangen, wenn sie in den Briefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen wird. Dann befindet sich das Schriftstück im Machtbereich des Arbeitnehmers.

Einzuhaltende Fristen gibt es nicht. Es kann daher auch ein länger zurückliegendes Verhalten abgemahnt werden. Ein zeitnahes Tätigwerden empfiehlt sich jedoch, weil anderenfalls das Fehlverhalten als nicht sonderlich schwerwiegend beurteilt werden kann.

Gegen eine zu Unrecht ausgesprochene Abmahnung kann der Arbeitnehmer gerichtlich vorgehen. Er kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte geltend machen. Ein solcher Anspruch kann auf §§ 242, 1004 BGB gestützt werden. Das Arbeitsverhältnis muss jedoch noch bestehen.

Entfernt werden muss die Abmahnung aus der Personalakte, wenn

• sie formell nicht ordnungsgemäß ist
• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält
• zu pauschal und unkonkret formuliert ist
• sie unverhältnismäßig ist
• durch Zeitablauf wirkungslos bleibt

Eine Klage gegen eine Abmahnung unterliegt keinerlei Fristen. Ein zeitnahes Vorgehen ist dennoch sinnvoll.

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